Qui traite vos données ?
EasyGes est un outil de gestion locative édité par Cosmos. Pour toute question relative à cette politique ou pour exercer vos droits, écrivez à choupachoupe.villamartin@gmail.com.
L’éditeur détermine les traitements nécessaires à la gestion des comptes, à la fourniture du service, à sa sécurité et à sa facturation. Chaque propriétaire ou gestionnaire détermine les finalités et les conditions d’utilisation des données des voyageurs et des intervenants qu’il enregistre dans son espace. EasyGes traite ces données pour lui fournir les fonctions demandées. Une demande concernant un séjour peut donc nécessiter l’intervention du propriétaire ou du gestionnaire concerné.
Données traitées
Selon les fonctions utilisées et les droits accordés, EasyGes peut traiter :
- Compte et accès : nom, adresse e-mail, identifiants de connexion protégés, rôles, invitations, sessions et appartenances aux espaces de gestion.
- Gestion locative : informations sur les biens, réservations, dates de séjour, voyageurs, coordonnées, occupants, consignes, tâches et communications.
- Documents : pièces jointes, justificatifs et informations d’identité lorsque le gestionnaire les collecte dans le cadre de ses obligations. Ces documents ne doivent être ajoutés que s’ils sont nécessaires et collectés licitement.
- Gestion financière : montants, dépenses, paiements, données de facturation et justificatifs fournis dans les modules correspondants.
- Fonctionnement et sécurité : journaux d’activité, opérations effectuées, informations techniques de connexion et erreurs nécessaires à l’exploitation du service.
- Connexions facultatives : identité du compte connecté, autorisations, jetons techniques et références des éléments échangés avec les services choisis par l’utilisateur.
Les données proviennent de l’utilisateur, des personnes qu’il autorise, des voyageurs ou des services qu’il décide de connecter ou d’importer.
Finalités et bases légales
La gestion du compte, l’accès aux modules, l’assistance et la facturation sont nécessaires à l’exécution du service demandé. La sécurité, la prévention des abus et la traçabilité reposent sur l’intérêt légitime à protéger le service et ses utilisateurs. Certaines conservations répondent à une obligation légale.
Les connexions à des comptes externes sont facultatives et activées à la demande de l’utilisateur, après autorisation auprès du fournisseur concerné. Une autorisation technique OAuth ne remplace pas la base légale que le gestionnaire doit déterminer pour les données des voyageurs. Le propriétaire ou gestionnaire reste responsable de leur information et du respect de leurs droits.
Connexion Google Calendar
La connexion Google Calendar sert à afficher une copie simplifiée des réservations EasyGes dans un agenda dédié créé automatiquement par EasyGes après l’autorisation de l’utilisateur. Elle n’est pas nécessaire pour utiliser les autres fonctions d’EasyGes.
Autorisations et données utilisées
Google demande l’autorisation d’identifier le compte par son adresse e-mail et de créer des agendas secondaires propres à EasyGes, puis d’y consulter, créer, modifier et supprimer les événements. La connexion calendrier utilise l’autorisation calendar.app.created. Elle ne demande plus l’accès général aux événements de tous vos agendas ni la consultation de la liste de vos autres agendas. Les rendez-vous des agendas personnels ne sont pas importés dans EasyGes.
Les copies envoyées à Google peuvent comprendre le nom du bien, le nom du client, les dates du séjour, le nombre de voyageurs, la source et la référence de la réservation, les informations d’arrivée ou de départ et, selon le réglage choisi, le téléphone du client. Une indication sur la préparation des documents peut également figurer dans la description. Les copies de documents d’identité et les mots de passe ne sont pas envoyés dans ces événements.
Stockage et accès
EasyGes conserve l’adresse du compte connecté, l’agenda dédié, les autorisations accordées, un jeton de renouvellement chiffré et les références techniques nécessaires à la synchronisation. Les données reçues de Google sont utilisées pour ces fonctions visibles de connexion et de synchronisation. Elles ne sont ni vendues, ni utilisées pour la publicité, le profilage publicitaire ou l’entraînement de modèles généraux d’intelligence artificielle.
L’utilisation et le transfert des informations reçues des API Google respectent la politique de données utilisateur des services API Google, y compris les exigences d’utilisation limitée (« Limited Use »). L’accès humain à ces données est limité aux situations autorisées par cette politique, notamment votre accord explicite pour une assistance ciblée, la sécurité ou une obligation légale.
Révocation et copies externes
Vous pouvez désactiver la synchronisation ou déconnecter le calendrier dans EasyGes, et révoquer l’autorisation depuis les connexions de votre compte Google. La révocation empêche les futurs accès autorisés par ce jeton. Pour demander la suppression des données de connexion conservées dans EasyGes, contactez l’éditeur. Déconnecter EasyGes ne supprime pas automatiquement les événements déjà présents chez Google, ni leurs copies sur vos appareils. Leur suppression et les règles de partage du calendrier restent à gérer dans Google.
Les personnes ayant accès à l’agenda Google dédié peuvent voir les informations qui y sont copiées. Vérifiez ses droits de partage avant d’activer la synchronisation. Une ancienne connexion peut nécessiter une nouvelle autorisation limitée. Si son agenda est compatible, il est conservé. Sinon, EasyGes propose explicitement la création d’un agenda dédié ; les anciennes copies restent dans leur agenda d’origine et peuvent être retirées manuellement.
Autres services facultatifs
Si vous configurez les e-mails voyageurs, EasyGes transmet les messages, destinataires et pièces jointes sélectionnés au fournisseur choisi : Gmail, Microsoft Outlook / Microsoft 365 ou un serveur SMTP. La connexion Gmail demande une autorisation d’envoi ; cette fonction ne sert pas à lire votre boîte de réception. Les autorisations et identifiants techniques sont conservés pour effectuer les envois demandés. Les messages déjà remis à un fournisseur ou à un destinataire ne sont pas effacés par une déconnexion d’EasyGes.
Si un utilisateur autorisé lance l’analyse d’un document, les pages sélectionnées sont transmises au service Microsoft Azure Document Intelligence configuré pour extraire des informations. Les résultats doivent être vérifiés par l’utilisateur ; ils ne constituent pas une décision juridique ou une validation automatique de l’identité d’une personne.
Les imports et exports déclenchés par le gestionnaire peuvent également transmettre des données aux services et destinataires qu’il choisit. Les politiques propres à ces fournisseurs s’appliquent à leurs traitements.
Destinataires et transferts
Les informations de chaque espace sont accessibles aux utilisateurs autorisés selon leur rôle et le bien concerné. Les prestataires techniques nécessaires à l’hébergement, au stockage, à la maintenance et à l’acheminement des e-mails peuvent traiter les données dans le cadre de leurs services. Google et Microsoft reçoivent les données nécessaires aux fonctions activées, et les destinataires choisis reçoivent les communications envoyées.
Un accès peut aussi être nécessaire pour assurer la sécurité, traiter une demande d’assistance autorisée ou respecter une obligation légale. Les données personnelles ne sont pas commercialisées auprès de courtiers en données ou de régies publicitaires.
Selon le fournisseur externe utilisé et sa configuration, des traitements peuvent avoir lieu hors de l’Espace économique européen. Les mécanismes applicables à ces transferts dépendent du service concerné, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types lorsqu’elles sont requises. Vous pouvez demander des informations sur les prestataires et garanties applicables à votre utilisation à l’adresse de contact ci-dessus.
Conservation et suppression
Les données de gestion sont conservées tant qu’elles sont nécessaires à l’espace utilisé, aux obligations du gestionnaire, au suivi des opérations et à l’exercice ou à la défense de droits. Les durées dépendent notamment de la nature des données, de la relation contractuelle et des règles comptables, fiscales ou locatives applicables. Une conservation légale ne justifie pas la conservation de documents d’identité devenus inutiles.
Fermer un compte ou un espace n’équivaut pas à effacer immédiatement toutes ses données. Des archives, factures, historiques partagés et références techniques peuvent rester nécessaires. Les procédures de suppression tiennent compte des droits des autres utilisateurs, des obligations légales et des sauvegardes. Les accès et secrets de connexion qui ne sont plus nécessaires doivent être supprimés ou révoqués dans le cadre de ces procédures.
Vous pouvez demander l’effacement des données qui n’ont plus à être conservées. Une suppression dans EasyGes ne peut pas effacer les exports déjà téléchargés, les e-mails remis ni les copies conservées par un fournisseur ou un autre destinataire.
Protection des données
EasyGes utilise des connexions HTTPS, des contrôles d’accès par rôle et par espace, des mots de passe hachés et le chiffrement des jetons de renouvellement et des identifiants de services externes. La traçabilité des opérations contribue à la sécurité. Ces mesures ne constituent pas une garantie d’absence totale d’incident.
Chaque utilisateur doit protéger ses identifiants, limiter les accès qu’il accorde et signaler rapidement toute utilisation suspecte. Le gestionnaire doit vérifier les destinataires de ses envois et les droits de partage des services connectés.
Vos droits et réclamations
Selon les conditions prévues par la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement ou leur portabilité, et vous opposer à certains traitements. Vous pouvez retirer un consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci, sans remettre en cause les opérations antérieures licites.
Adressez votre demande à choupachoupe.villamartin@gmail.com, en précisant le compte ou le séjour concerné sans envoyer spontanément de document d’identité. Une vérification proportionnée de votre identité peut être nécessaire. Pour les données d’un séjour, la demande peut être transmise au gestionnaire responsable. Une réponse est apportée dans les délais légaux applicables.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente, notamment celle de votre lieu de résidence, de travail ou du lieu de l’infraction présumée.
Évolution de cette politique
Cette politique peut évoluer avec les fonctions du service et les exigences applicables. La date en tête de page identifie la version publiée. Une nouvelle utilisation des données nécessitant une information ou une autorisation supplémentaire doit être présentée aux utilisateurs concernés avant sa mise en œuvre.